Oh oh oh, wat moeten we toch met die Out-of-Office reply

Tijdens de eerste lockdown ontving ik op een goed moment van een collega een OoO; een out-of-office reply. "Maar iedereen is nu toch Out-of-Office?", dacht ik toen. Ik heb dat geloof ik ook nog aan haar gemaild. Vond ze niet zo grappig.

Sindsdien ben ik geobsedeerd door de OoO. Door de bijzondere momenten waarop ik hem soms ontvang. Of door de inhoud ervan. Door het enorme aantal OoOs dat mijn inbox instroomt als ik een uitnodiging uitstuur aan alle medewerkers voor de kwartaalbijeenkomst. En door het verschijnsel dat de OoO nu zelfs zijn weg heeft gevonden naar de e-mail signature; naam, titel, adres, telefoonnummer, en dan in schuingedrukte letters, soms in een opvallend kleurtje: "ik werk op maandag, dinsdag en donderdag". Of: "afwezig op woensdagen en vrijdagen".

Kijk, ik begrijp het dat je de OoO inschakelt wanneer je een week of twee, drie op vakantie gaat. Of als je een baan hebt waarbij regelmatig urgente zaken voorkomen die echt op minuten of uren aankomen. En dan de naam en e-mailgegevens van de achterwacht achterlaat. Wel zo netjes en professioneel. En oppassen dat je niet verwijst naar iemand die ook OoO is. Maar afgezien daarvan; een OoO op vrijdag? Als ik iemand op vrijdagmiddag om 15.01h een mailtje stuur, en vervolgens om 15.02h een OoO ontvang, dan zit ik zelf ook al met mijn hoofd half in het weekend. Op kantoor en toch afwezig, zeg maar. Ik had die dag toch geen antwoord meer verwacht, dus wat is dan nog de toegevoegde waarde van zo'n OoO?

“Op kantoor en toch afwezig.”

De mooiste OoO die ik ooit heb ontvangen, was van een klant: "Beste lezer, vandaag ben ik op een symposium over borstkanker. Ik ga daarover een blog schrijven. Check onze website etc etc". Geniaal. Gewoon even die OoO omgetoverd in leuk berichtje.

Terug naar de wekelijkse OoO die je op woensdagmiddag ontvangt van een collega die dan op donderdag netjes je mail beantwoordt. Zonder die OoO had ik zijn of haar afwezigheid misschien niet eens opgemerkt (en maakt mij dat dan een onattente collega?). Zelf zet ik nooit mijn OoO aan, behalve als ik op zomervakantie ga. Ik ben workaholic, en ik vind het niet erg om gebeld of geappt te worden tijdens korte vakanties. Mijn zomervakantie en kerstvakantie daarentegen zijn mij heilig. Dan zorg ik voor goede achterwacht, en is er slechts één collega die mij mag bellen of appen voor noodgevallen.

Er zijn ook mensen die het juist prettig vinden om die OoO aan te zetten. Ik vermoed dat het een vorm van zorgvuldigheid is die hen gemoedsrust geeft. Ik vind het dan ook een soort van vertederend. Iemand die elke week weer voor één dag die OoO aanzet. Pure toewijding. Of zou het bij sommigen voort kunnen komen uit een gevoel van onmisbaar zijn? Of uit angst voor wat er allemaal mis zou kunnen gaan in die 12 uur dat ze even niet in hun inbox kijken?

Ik zal het maar eerlijk zeggen: ik ben geen liefhebber van de OoO. "Dear Sender". Kots. Het zijn doorgaans lelijke en onpersoonlijke teksten. Niet leuk om te ontvangen. Door een collega, klant of toeleverancier geautomatiseerd geïnformeerd worden dat je voor niks je best hebt gedaan om die mail nu te versturen. Had dus ook wel een dag kunnen wachten.

Diep van binnen word ik verdrietig van OoOs. Ze illustreren dat we allemaal bang zijn om iets te missen, dat we misschien wel veroordeeld worden als we niet meteen antwoorden. De OoO als zelfbescherming. Het zegt iets over de stress en verwachtingen waaronder we gebukt gaan in ons werkende leven. En het zegt hoe dan ook meer over de behoefte van de verzender van de OoO dan over de behoefte van degene die hem ontvangt. Zit diegene wel te wachten op een OoO?

“De OoO als zelfbescherming.”

De essentie van de OoO-reply is dat hij benadrukt wat er niet is. Wat eraan ontbreekt. Ik ga een OoO-reply-reply functie ontwerpen. Elke keer als ik dan een OoO ontvang, ga ik automatisch terugmailen:

"Beste afwezige, je bent geweldig! Ik kan niet wachten tot je er weer bent. Ook als je nog geen tijd hebt gehad voor mijn mailtje; ik ben hoe dan ook een fan van je werk. En van jou! Of je nou OoO bent of niet."